Ügyintéző

12:53 Dec 9, 2008 

Kedves János,
Egyezzünk meg abban, hogy nálatok más a rendszer, és gyakran a nyelvezet is.
Sokkal több ideje dolgozom Angliában, mint 14 év. Sajnos, legalább annyi ideje, mint Te az US-ban!

A 14 év az építészeti tervezésre, (ez volt a szakmám), az ezzel járó engedélyek és egyéb bonyodalmak, konzultánsok, anyagkiválasztás, tenderek, kivitelezők és alvállalkozók, kivitelezési folyamatok és az utómunkák minden részletére és az ezekkel járó összes levelezésre vonatkozik. Az első néhány hónapban az akkori főnökömnek kellett minden levelemet megmutatni jóváhagyásra, aki tapasztalt, idős, (akkor nekem annak tűnt) tősgyökeres Yorkshireman volt, ami azt jelentette, hogy nem beszélt virágnyelven. Soha nem használta azt, hogy "assigned to".
Később eljutottam olyan pozícióba, hogy én ellenőriztem mások levelezését.
Az angliai hivatalos és udvarias levelezésnél NEM szokás az "assigned to" kitételt használni. Ha tudod az illető nevét, akkor a hivatal megnevezése után az ő nevét és ha akarod, a munkakörét írod le. A forma: "To the attention of Mr.... materials purchase administrator".
Ha nem, akkor a cég címzésben megjelölt részlegének feladata, pl. "materials purchase", hogy a megfelelő személynek átadja.

Persze referenciaszámok is vannak, ami hasznos, mert az általában a munkát is megjelöli amelyre a levelezés vonatkozik, nem csak a személyt, akinek a levél címezve van, hiszen ő több munkával is foglalkozhat egyszerre.

Azt viszont mondhatom, hogy ha levelet írtam, nem az adminisztrátornak címeztem, hanem a főnökének, a szakembernek, aki végeredményben felelős volt azon a területen. Ha ő odaadta az ő beosztottjának elintézésre, az az ő dolga volt, de a visszajövő válasz is az ő aláírásával jött. Nagyritkán azzal, hogy: signed by XY in the absence of WZ.

Ilyen módon "csak" néhány tucat ember nevét és munkakörét kellett tudni, a többi néhány százat, akik egy 1980-as áron beszélve 5 millió Font Sterling értékű építkezés "ügyintézői" voltak, nem kellett nyilvántartani.

Az egyik oka, talán a fő oka annak, hogy nem mentem vissza a gyerekek után a szakmámba, a töméntelen levelezés, adminisztráció, tárgyalás volt. Egy nagy építkezés lefolyása 3-6 év is lehet, ebből 4-8 hónap, a tervezés az öröm, a többi pedig a fent említettek. Phew.

20:56 Dec 5, 2008 

Kedves Juvera!
Nem kétlem, hogy 14 évig dolgoztál Angliában és soha nem írtad, hogy "assigned to", mert lehet, hogy nem ismerted, lehet, hogy sohasem szignáltál ki levelet valakinek ügyintézésre és lehet más ok is. Én 35 éve élek az USA-ban és 30 évet dolgoztam vezetői pozícióban és én nagyon sokszor használtam. Van olyan ügy, amit nem kell kiszignálni, tehát nem kell ügyintézőt kijelölni, s ilyenkor ez a levél minden más személyre való hivatkozás nélkül megy ki. Olyan eset is van, hogy egy bizonyos típusú ügyet ugyanarra a beosztottra szignálnak ki, pl. a helyi önkormányzat épitési osztályán a szabálysértéssel kapcsolatos bejelentéseket rendszerint a szabálysértési előadónak, s ilyenkor az ő neve jelenik meg az Assigned to: kettőspontja után. Tárgyaltam és leveleztem építőipari vállalatokkal is és ha a helyettesem vagy osztályvezetőm kapcsolatba lépett velük, s ők írásban válaszoltak, akkor az ügyintéző lehetett más és más, attól függően, hogy az építőanyagokra, a tervezésre, az engedélyezésre stb. vontakozott-e a levél. Ez megkönnyítette a válaszadók dolgát is, mert tudták, hogy kit kell hívni vagy kinek kell írni. Az egyik építőipari vállalatnak kb. 1200 alkalmazottja volt és elképzelhetetlen, hogy mindent egy személy intézzen. Sőt az építőipari cégnek volt adminisztrátora is (angolul is administrator), akinek a feladata volt az új rendelkezések, hatósági előírások figyelése, észrevételezése és annak biztosítása, hogy ezeket a mukafolyamatokba megfelelően bevezessék. Az előírások "betartatása" már nem az ő feladata volt, mert azt a compliance officer végezte. Most furcsa lett volna a tégla minőségét vagy színét kifogásoló ügyfélnek írt válaszlevélben odaírni, hogy Administrator: Paula Jones, amikor a cégnél az adminisztrátor Kevin Porter volt, s neki semmi köze sem volt a nem megfelelő színű téglákhoz. Ugyanakkor Paula Jones, aki csak egy ügyfélszolgálati referens volt büszkélkedett volna, hogy őt kinevezték adminisztrátornak, slehet, hogy kérte volna az annak járó magasabb fizetést.

19:51 Dec 5, 2008 

Az építőipari cég leveleit nem szokták "kiosztani" az irodai alkalmazottak, "ügyintézők" között. Én 14 évig dolgoztam Angliában a szakmában, és soha nem írtam olyan levelet, hogy "assigned to..." és biztos vagyok benne, a kollégáim sem.

10:51 Dec 5, 2008 

Orsolya megjegyzésére itt folytatom a vitát. Az ügyintéző magában nem munkakör. Minden ügy intézésére az illetékes vezető egy nála alacsonyabb beosztású dolgozót jelöl ki, aki vagy jobban benne van a témában vagy pedig éppenséggel őt jelöli ki, mert az ügyet kisebb tudással is megfelelően el lehet intézni. Az ügyintéző munkája eseti. Egy vezérigazgatónak egyik szakigazgatója is lehet ügyintéző, de a karbantartók szakszervezeti megbízottja is, attól függően, hogy az ügy milyen horderejű és milyen jellegű. A csoportvezető ügyintézője lehet a helyettese vagy akár a titkárnője is, de az osztályvezetője már nem, mert ő felette van. Pontosan ezért javasoltam az Assigned to kifejezést, mert ez minden területen megfelel. Tehát próbáljátok úgy nézni, hogy az ügyintéző nem rang, hanem inkább feladat és mindig viszonyítsátok az ügyintézőt a levél aláírójához.

10:15 Dec 5, 2008 

Az administrator alacsonyabbnak látszik az amerikai vagy angol üzleti kultúrát behatóan nem ismerő idgenajkúaknak, de amerikaiul gondolkodóknak egyértelmű, hogy az administrator magasabb pozíció és az is, hogy administratort nem írnak ügyintéző helyett.

09:58 Dec 5, 2008 

a levelek küldői és címzettjei leginkább magyarok és franciák, az angol némileg átmegy "Lingua Franca"-ba... Az "administrator"talán magasabb, mint az "ügyintéző", viszont alacsonyabbnak látszik! Az "assigned to" frappánsabb, fejlécbe illőbb.
(Azért megvárom az illő 24 órát, meg köszönöm is mindannyiótoknak a megvitatást!)